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Ob Büro oder Privatbereich, jeder kennt sie: Dicke Aktenordner mit unzähligen, zum Teil sehr wichtigen Dokumenten im Papierformat. Allerdings bringt Papier einen Nachteil mit sich: Mit der Zeit wird es gelb, hart und rissig. Außerdem können wichtige Dokumente schnell bei einem Unfall, wie zum Beispiel einem Brand oder einem Wasserrohrbruch, unwiderruflich zerstört werden. Aus diesem Grund sollte man wichtige Dokumente archivieren.
Aber was kann man sich unter dem Archivieren von Dokumenten eigentlich vorstellen? Hierbei handelt es sich genau genommen um „elektronische Archivierung“, also um das Digitalisieren von Papierdokumenten. Dies bedeutet, dass all das, was man so in seinen Aktenordnern mit sich rum trägt, in Dateiform auf dem Computer zur Verfügung gestellt wird. Das Archivieren von Dokumenten ist im Grunde gar keine schwierige Aufgabe. Im Endeffekt müssen hierzu in erster Linie die Papierdokumente eingescannt und mittels einer geeigneten Datenbank in die richtige Reihenfolge gebracht und gespeichert werden. Zu diesem Zweck gibt es mittlerweile eine Reihe von Softwarelösungen, die für verschiedene Archivierungstätigkeiten unterschiedliche Möglichkeiten bieten. Es ist zum Beispiel ein Unterschied, ob Texte erfasst werden müssen, oder ob Zeichnungen oder gar komplexe Präsentationen von dem Aktenordner auf den Computer wechseln sollen. Manchmal ist es schwierig das geeignete Programm zu finden und das Archivieren selbst ist sehr zeitaufwendig. Jedoch hat man damit seine Dokumente vor schädlichen Umwelteinflüssen geschützt.

Aber Dokumente archivieren dient nicht nur der Sicherung von Daten, sie bringt auch andere Annehmlichkeiten mit sich. Zum Beispiel kann man auf digitalisierte Daten viel schneller zugreifen. Hier steht einem meist eine Suchfunktion zur Verfügung, so entfällt das Aktenwelzen. Hierdurch kann man wesentlich effizienter arbeiten. Einen weiterer Vorteil ist die Platzersparnis. Selbstverständlich müssen die Aktenordner nicht nach der Archivierung samt Inhalt in den Container – jedoch können sie an einen Ort verbannt werden, wo sie keinen Platz weg nehmen. Viele Büros setzen darum heute auf die Archivierung ihrer Akten oder gehen sogar komplett zu einem papierlosen Büro über.

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